Økologikontrol

5   ØKOLOGIREGNSKAB

En autoriseret virksomhed skal føre et særskilt økologiregnskab, herunder lagerregnskab, der tydeligt angiver produktstrømme af de produkter, produceret efter den økologiske produktionsmetode.

En autoriseret virksomhed skal derfor føre kontrol med og regnskab over køb, salg, svind og lagerbeholdning af økologiske produkter med angivelse af art og mængde, dato for køb og salg samt navn, adresse og autorisationsnummer på køber og sælger af henholdsvis ind- og udgående partier. 

Regnskabsoplysningerne skal kunne dokumenteres. Regnskabet skal opbevares på virksomheden i mindst 5 år. Som regnskabsoplysninger regnes alle relevante fakturaer, afregningsbilag, dokumentation for produkternes økologiske oprindelse og status, kontrolattester fra import, givne tilladelser, autorisationsskrivelser o. lign. Afregninger og fakturaer for køb og salg af økologiske produkter skal let kunne findes ud fra registreringer i regnskabet over økologiske varer. Desuden skal betaling for varen og indbetaling fra varemodtager kunne dokumenteres ved udskrift af kasseregnskab, bankkonto eller girokonto.

Regnskabsdata og bilag skal foreligge i kopi eller elektronisk i de tilfælde, hvor originaldokumenter opbevares på hovedkontoret.

Plantedirektoratet kan i øvrigt kræve, at virksomheden opbevarer supplerende oplysninger, der er nødvendige for at kunne gennemføre en effektiv kontrol. Såfremt en virksomhed består af flere fysisk adskilte enheder, skal regnskab og bogholderi kunne forefindes på den bogholderiadresse, der fremgår af autorisationsskrivelsen.

Hvis der ikke har været ført tilstrækkeligt regnskab og bogholderi, vil dette betragtes som en alvorlig overtrædelse af reglerne og vil give anledning til tvivl om produkternes økologiske status.

5.1 Separat økologisk regnskab

Såfremt regnskabet, eller dele deraf, alene forefindes i fysisk form, skal alle bilag vedrørende produktion, opbevaring og handel med økologiske produkter, eventuelt i kopi, forefindes i separate mapper på virksomheden, det vil sige adskilt fra dokumenter fra det ikke-økologiske regnskab.

5.1.1 Ajourføring

Regnskabet skal ajourføres løbende. Det vil dog blive accepteret, at bogholderiet ajourføres på månedsbasis. Plantedirektoratet skal imidlertid til enhver tid kunne kontrollere mærkning, udformning af faktura o. lign. frem til måneden før kontrolbesøget.

5.2 Lønproduktion

Bogholderi vedrørende produkter, der lønproduceres, det vil sige produceres, håndteres eller opbevares af virksomheden og leveres tilbage til den, der har indleveret produktet, skal være adskilt fra virksomhedens eller driftsenhedens øvrige økologiske regnskab. For virksomheder, der lønproducerer, gælder, at de skal være autoriseret til opbevaring og produktion eller behandling af økologiske produkter.

Produkter, der indleveres til lønproduktion, skal opbevares separat. Kan dette ikke sikres, og sammenblandes produkterne med virksomhedens øvrige økologiske produkter eller omlægningsprodukter, skal der foreligge dokumentation for produkternes økologiske oprindelse og status.

5.2.1 Lagerregnskab

Der skal på enhver autoriseret virksomhed eller driftsenhed forefindes et ajourført lagerregnskab for de økologiske produkter og omlægningsprodukter, herunder et lagerregnskab for hver adresse, der måtte høre under autorisationen.

Varenumre

Virksomheden skal føre en fortegnelse over samtlige modtagne økologiske produkter og omlægningsprodukter samt over økologiske færdigvarer og færdigvarer, bestemt til den økologiske produktion.

Der skal gives separat varenummer til hver enkelt produkttype, der oplagres, produceres, behandles og sælges. Til varenummeret skal knyttes en beskrivelse udformet som en kombination af afgrødetype og afgrødestatus, f.eks. “byg, omlægning”, “brødhvede, økologisk”.

Der skal foreligge en liste med varenumre over alle økologiske produkter, omlægningsvarer og færdigvarer bestemt til den økologiske produktion, således at kontrolløren hurtigt kan skaffe sig overblik over virksomhedens aktiviteter og økologiske sortiment.

Virksomheder, der har plantesalg og er registreret i henhold til bekendtgørelse om planter, skal ved udarbejdelse af den årlige plantefortegnelse angive hvilke partier, der er økologiske, ved at tilføje ordet ”øko” efter plantearten.

Krav til lagerregnskab

Der skal føres separat lagerregnskab for hvert varenummer, således at der til enhver tid er sporbarhed.

Tabel 5.1 Eksempel på et økologisk lagerregnskab

Klik på billedet for at se html-versionen af: ‘‘Tabel 5.1‘‘

Følgende skal fremgå af lagerregnskabet, som tillige vist i Tabel 5.1:

• Dato for hvornår, der er ind- og udgået produkter fra lager.
• Autorisationsnummer, navn og adresse på sælger eller køber /modtager eller anvendelse i virksomhedens produktion.
• Nummer på følgedokument eller vejeseddel.
• Eventuelt resultat af modtagekontrol.
• Eventuel beskrivelse af lager (f.eks. silo 3, planlager 4).
• Størrelse af de pågældende partier.
• Svind eller anden afvigelse.
• Lagerbeholdning.

Yderligere skal lagerregnskabet indeholde oplysning om, hvilket lager et parti til- eller fragår. Dette er specielt vigtigt i de tilfælde, hvor der opstår tvivl om, hvorvidt et parti er økologisk, og hvor det viser sig, at det pågældende parti ikke kan sælges som økologisk.

Størrelse af de partier, der til- eller fragår lageret, skal angives. Ved afvigelse i partiernes vægt, skal der fremgå en forklaring på dette. Der kan eksempelvis være et varenummer, hvor vægten reelt er større end tidligere angivet, fordi kornet er blevet vådt.

Hvis der forekommer svind i forbindelse med håndtering og produktion, skal svindet registreres. Årsagen til svind skal noteres. Virksomheden skal kunne fremlægge beskrivelse af årsagerne til svind, herunder årsager til eventuelle forskelle i svind mellem økologisk og ikke-økologisk produktion. Denne dokumentation skal til enhver tid forefindes ajourført og kunne fremvises ved lagerkontrol.

Lagerregnskabet skal opdateres ved enhver bevægelse på de enkelte produkter. Lagerbeholdningen skal til enhver tid kunne opgøres for hvert enkelt varenummer, således at det umiddelbart fremgår, hvor stort varelager er. Der skal være overensstemmelse mellem ind- og udgående produkter. Det skal således ved et uanmeldt kontrolbesøg være muligt at afstemme lagerregnskabet med det fysiske lager.

Virksomheden skal udarbejde procedurer og medarbejderinstrukser, der sikrer, at regnskabet altid er ajourført.

5.3 Dokumentation

Dokumentation for produkternes økologiske oprindelse og status skal opbevares på virksomheden eller driftsenheden sammen med oplysninger om hvert indkøbt partis størrelse og skal på forlangende kunne forevises Plantedirektoratet.

Den dokumentation, der skal indhentes, inden produkterne oplagres, afhænger af, om

• produkterne købes fra en primærproducent eller fra en virksomhed i Danmark,
• produkterne købes fra andre EU-lande og EØS- lande (Norge, Island og Schweiz) eller
• produkterne importeres fra tredjelande.

5.3.1 Dokumentation ved køb fra primærproducent i Danmark

Virksomheden skal ved køb fra primærproducenter i Danmark sikre, at produktet kan spores tilbage til seneste økologiautoriserede sælger.

Følgende dokumentation skal foreligge i virksomheden, før produkterne oplagres som økologiske eller omlægningsvarer:

• En dateret udskrift fra Plantedirektoratets hjemmeside, der viser, at producenten er autoriseret.
• En ”økologistatuserklæring”, faktura o. lign. udstedt af sælger, hvoraf produkternes økologiske status entydigt fremgår (sælgeransvar). 

Uden at være krav fra Plantedirektoratets side, kan virksomheder, der yderligere vil sikre sig, forlange: 

• En kopi af producentens seneste kontrolrapport (datoen for seneste besøg fremgår af listen over økologiske bedrifter på direktoratets hjemmeside).
• Høstårets statusrapport.

Det er sælgers ansvar, at oplysningerne i en økologistatusklæring er i overensstemmelse med de oplysninger, der er afgivet til Plantedirektoratet i forbindelse med produktion af afgrøden.

En økologistatuserklæring skal indeholde følgende oplysninger:

• Navn og adresse på producenten, svarende til navnet i Plantedirektoratets autorisationsskrivelse.
• Bedriftens autorisationsnummer.
• Produktets mængde og navn samt økologisk status.
• Plantedirektoratets kontrolkode ”DK-Ø-50”.
• Evt. marknumrene, hvorpå produkterne blev avlet.

Ovenstående oplysninger skal ligeledes fremgå af en faktura i forbindelse med køb af afgrøder fra en primærbedrift.

Til virksomhedens vurdering af afgrødernes status oplyses følgende:

Afgrødernes status afhænger af, om det areal, de var dyrket på, har været ikke-økologisk, under omlægning eller økologisk. Et areals omlægningstid er samtidig afhængig af de afgrøder, der dyrkes på det pågældende areal. Der gælder følgende omlægningstider:

• For etårige afgrøder skal de økologiske avlsregler være fulgt i mindst 24 måneder inden udsåningen.
• For flerårige afgrøder, bortset fra de nedennævnte græsarealer, skal de økologiske avlsregler være fulgt på arealet i mindst 36 måneder inden første høst af en økologisk afgrøde. Eksempler herpå er frugttræer og -buske, jordbær og juletræer.
• For græs, bortset fra vedvarende græs, skal de økologiske avlsregler være fulgt i mindst 24 måneder inden første høst af en økologisk afgrøde. Eksempler på arealer, der betegnes som græsarealer, er arealer med rent græs, rent kløver, kløvergræs, lucernegræs og lucerne.
• For vedvarende græs accepteres sædvanligvis en omlægningstid på 12 måneder inden første høst af en økologisk afgrøde. Græsset fra det pågældende areal får således status som værende omlægningsafgrøde allerede det første år, hvor arealet er under omlægning. Året efter har græsset økologisk status.

Omlægningsperioden beregnes efter den til enhver tid dyrkede afgrødetype, se Tabel 5.2. Dog gælder det, at hvis en flerårig afgrøde etableres på et areal, der har været under omlægning i mindst 24 måneder, kan afgrøden regnes som økologisk ved høst.

Det fremgår nærmere af Tabel 5.2, hvornår en afgrøde regnes som en omlægningsafgrøde, og hvornår den regnes som økologisk. Yderligere information angående afgødestatus, fremgår af Plantedirektoratets ”Vejledning om økologisk jordbrugsproduktion”.

Tabel 5.2 Status for afgrøder og deres omlægningstider

Afgrødetyper	Økologisk afgrøde	Omlægningsafgrøde
Etårige afgrøder (korn, roer m.m.)	Omlægningen er påbegyndt 24 måneder før såning af afgrøden.	Omlægningen er påbegyndt inden såningen af afgrøden og mindst 12 måneder før høst.
Græs inkl. kløvergræs, ren kløver, frøgræs og ren lucerne	Omlægningen er påbegyndt mindst 24 måneder før høst af afgrøden.	Omlægningen er påbegyndt mindst 12 måneder før høst.
Enge og vedvarende græs	Omlægninger er påbegyndt mindst 12 måneder før høst af afgrøden.	Omlægningen er påbegyndt.
Flerårige afgrøder (frugttræer og buske, jordbær m.m.)	Omlægningen er påbegyndt mindst 36 måneder før høst af afgrøden.	Omlægningen er påbegyndt mindst 12 måneder før høst.

5.3.2 Dokumentation ved køb fra virksomheder eller bedrifter i andre EU-lande og i EØS

Ved køb fra en virksomhed eller bedrift i et andet EU-land og i EØS (Norge, Island og Schweiz) skal der foreligge en kopi af sælgers autorisationsbevis eller certifikat som dokumentation for, at sælger er omfattet af økologikontrol. Kontrollen skal foretages af et kontrolorgan, som er godkendt af EU-kommissionen. Der findes en liste over anerkendte kontrolorganer og kontrolmyndigheder på Plantedirektoratets hjemmeside. Der skal desuden modtages dokumentation fra sælger for det leverede partis økologiske status. Denne dokumentation kan f.eks. være en faktura, forsynet med påskriften “økologisk”. Dokumentationen skal entydigt være udstedt af sælgeren (sælgeransvar).

5.3.3 Dokumentation ved køb via ikke-autoriseret mellemhandler

Ved køb af økologiske produkter i løs vægt fra en ikke-økologi-autoriseret mellemhandler skal produkternes sporbarhed sikres. Der skal derfor medfølge en original dokumentation for varens økologiske oprindelse og status, producentens navn og adresse samt autorisationsnummer og kontrolkode på det kontrolorgan bedriften eller virksomheden er underlagt, hver gang et økologisk produkt i løs vægt bliver transporteret fra en økologisk producent til en anden økologisk enhed. Det er især vigtigt ved formidling af køb ved mellemhandler, vareformidler o. lign., der ikke selv håndterer eller opbevarer produkterne, og som derfor ikke behøver at være autoriseret som økologisk virksomhed.

Ved afregning med mellemhandleren skal der på fakturaen være en direkte henvisning til det modtagne produkt evt. et partinummer eller følgepapirer. Det skal således være muligt entydigt at kunne sammenholde det modtagne produkts økologidokumentationen fra afsenderen med mellemhandlerens fakturering. 

Det vil sige, at den økologiske status skal fremgå af et dokument, som i originalform kan videresendes til den autoriserede bedrift eller virksomhed, der køber de økologiske produkter af mellemhandleren. For virksomheder eller bedrifter, der ikke opbevarer den beskrevne dokumentation, vil Plantedirektoratet betragte produktet som ikke-økologisk.

Ovennævnte fremgangsmåde ændres den 1. juli 2005. Efter denne dato skal alle erhvervsdrivende, der producerer, behandler, opbevarer, importerer eller sælger økologiske nonfood-produkter i løs vægt, være underlagt økologikontrol. Det vil sige at telefonsælgere, varemæglere, videresælgere m.v. af økologiske produkter i løs vægt til økologiske bedrifter eller virksomheder skal være økologiautoriseret af Plantedirektoratet. Virksomheder, der kun forhandler og opbevarer emballerede og mærkede økologiske produkter, behøver derimod ikke være økologiautoriserede.

5.3.4 Dokumentation ved import fra tredjelande

Ved import fra lande uden for Det europæiske Fællesmarked skelnes der mellem import fra godkendte tredjelande og fra ikke-godkendte tredjelande. Derudover skelnes der mellem, om importøren er dansk eller fra et andet EU/EØS-land, om partierne ankommer direkte fra tredjelandet til Danmark, eller om de importeres via et andet EU/EØS-land.

En opdateret liste over godkendte tredjelande findes på Plantedirektoratets hjemmeside.

Oversigt over dokumentationskrav ved import fra tredjelande findes i Tabel 5.3. Nærmere forklaring af importreglerne findes i vejledning om ”Import af økologiske produkter”.

Tabel 5.3 Importdokumentation

Klik på billedet for at se html-versionen af: ‘‘Tabel 5.3‘‘

5.3.5 Dokumentationskrav ved anvendelse af ikke-økologiske produkter

Ikke-økologiske produkter, der indgår i den økologiske produktion, skal opfylde økologireglerne. Ikke-økologiske hjælpemidler og tilsætningsstoffer skal således være tilladte i henhold til økologiforordningen og økologibekendtgørelsen.

Genetisk modificeret materiale

I økologisk jordbrugsproduktion må der ikke anvendes GMO’er eller produkter afledt heraf. Det betyder, at alle produkter, der anvendes i den økologiske jordbrugsproduktion, herunder foderstoffer, frø og vegetativt planteformeringsmateriale, ikke må indeholde genetisk modificeret materiale eller være fremstillet ved brug af GMO. Dette krav gælder dog ikke for veterinære lægemidler.

Med undtagelse af majs fra Spanien, er der pt. ikke kommerciel dyrkning af genetisk modificerede afgrøder i EU. Der dyrkes visse genetisk modificerede afgrøder, bl.a. soja, majs, raps og bomuld i lande uden for EU.

En opdateret liste over den globale dyrkning af genetisk modificerede afgrøder og over EU-godkendte GMO’er findes på Plantedirektoratets hjemmeside.

En autoriseret virksomhed skal kunne dokumentere, at alle ikke-økologiske foderstoffer, herunder tilsætningsstoffer, som er anvendt i produktionen af økologiske produkter, ikke indeholder GMO eller produkter fremstillet ved brug af GMO.

Inden for EU er der for foderstoffer indført nye generelle mærkningsbestemmelser for GMO og produkter afledt heraf. Foderstoffer skal mærkes med indhold af genetisk modificeret materiale, hvis de indeholder over 0,9 % af genetisk modificeret materiale. Det er dog forudsat, at forekomsten er utilsigtet eller teknisk uundgåelig.

Disse bestemmelser gælder også for økologisk jordbrug. Det betyder, at foderstoffer, der er mærket med, at de indeholder eller er fremstillet ved brug af GMO, ikke må anvendes i økologisk jordbrug. Foderstoffer, der indeholder ikke-økologiske ingredienser, må kun anvendes, hvis de ikke er mærket med indhold af genetisk modificeret materiale.

Der markedsføres for tiden foderstoffer indeholdende genetisk modificerede sorter af bl.a. soja, raps og majs. Herudover anvendes GMO i visse tilfælde til fremstilling af enzymer, aminosyrer, vitaminer, bindemidler m.m.

Foderstoffer, der importeres fra tredjelande, er ikke omfattet af denne mærkningsregel, og skal derfor følges af en erklæring om GMO-frihed. Dette kan være i form af mærkning på emballage, faktura eller følgeseddel. Dokumentationen skal kunne kontrolleres af Plantedirektoratet.

Ved import fra tredjelande skal virksomheden sikre sig dokumentation for, at de økologiregler, der kontrolleres af kontrolorganet/-myndigheden i eksportlandet, indeholder krav til GMO-frihed svarende til EU-reglerne.

Ikke-økologisk frø og vegetativt formeringsmateriale, der er fremavlet i EU, kræver ikke erklæring om GMO-frihed.

Der er på nuværende tidspunkt ikke EU-mærkningsregler med hensyn til genetisk modificeret materiale for udsæd og vegetativt formeringsmateriale.

Ikke-økologisk frø og vegetativt formeringsmateriale, der importeres fra lande uden for EU, skal i visse tilfælde følges af en erklæring om GMO-frihed. Det betyder, at genetisk modificerede arter, der dyrkes i eksportlandet, skal følges af dokumentation for GMO-frihed. Kravet gælder derfor ikke for de afgrødearter, som ikke findes som genetisk modificerede, f.eks. byg.

Dokumentation kan være i form af mærkning på emballage, faktura eller følgeseddel. Den skal kunne kontrolleres af Plantedirektoratet.

Ved import fra tredjelande skal virksomheden sikre sig dokumentation for, at de økologiregler, der kontrolleres af kontrolorganet/-myndigheden i eksportlandet, indeholder krav til GMO-frihed svarende til EU-reglerne.

Et økologisk produkt skal mærkes med henvisning til den økologiske produktionsmetode, og det kan anføres, at produktet er fri for GMO. Oplysning om GMO-frihed er ikke påkrævet, idet angivelsen af, at produktet er økologisk, indbefatter at det er fremstillet uden brug af GMO.

5.4 Egenkontrol ved økologiregnskab for økologiske foderstofvirksomheder

Foderstofvirksomhedernes implementering af et egenkontrolsystem i den økologiske foderstofproduktion omfatter også økologiregnskabet.

Virksomheden skal gennemgå økologiregnskabet for at identificere, hvor der kan forekomme fejl og forbytninger.

Denne analyse skal danne grundlag for virksomhedens udarbejdelse af procedurer og medarbejderinstrukser til følgende:

• Ajourføring af liste over virksomhedens sortiment af økologiske foderstoffer, omlægningsfodermidler og foderstoffer bestemt til den økologiske jordbrugsproduktion (varenumre).
• Opbevaring af recepter til foderblandinger.
• Sikring af sporbarheden af blandingernes ingredienser.
• Ajourføring af lagerlister over økologiske fodermidler, omlægningsfodermidler og færdigvarer.
• Opbevaring af dokumentation for indkøbte foderstoffer med oplysninger om art, mængde, økologistatus (evt. partinummer) samt navn og autorisationsnummer på leverandøren.
• Opbevaring af dokumentation for ikke-økologiske ingredienser, som ikke-økologiske fodermidler, tilsætningsstoffer, hjælpemidler (f.eks. bindemidler) m.v. med erklæring om GMO-frihed, hvis det er påkrævet.
• Sikring af, at færdigvarer mærkes korrekt.
• Sikring af, at køber eller modtager straks informeres, hvis foderstoffer, der er solgt som økologiske, ikke lever op til økologireglerne.